Técnicas para Levantamento de Requisitos

Uma descrição completa sobre as principais técnicas de levantamento de requisitos

Introdução

Este artigo tem como principal objetivo, apresentar e descrever algumas das técnicas voltadas para o levantamento de requisitos de produtos e serviços, bem como suas etapas, vantagens e desvantagens.

Serão abordadas 4 técnicas: Brainstorming, Entrevistas, Questionários e Observações.

O que é um Requisito?

Antes de prosseguir, é necessário esclarecer o que é um requisito.

Requisitos são condições ou capacidades de um produto ou serviço, solicitadas por usuários que necessitam deles para a resolução de um problema, e atingir resultados.

1. Brainstorming

Traduzindo seria “Tempestade de Ideias”, que consiste em uma reunião de cunho criativo com várias partes interessadas em um determinado produto ou serviço, onde cada participante irá expor diversas ideias. Suas principais etapas são:

1. Seleção dos participantes: devem ser selecionados um grupo de pessoas de diversas áreas, que possam contribuir diretamente com o produto/serviço, partindo do princípio que elas terão contato com resultado final a ser gerado.
2. Explicar técnicas e regras a serem seguidas: o facilitador da sessão explicará os conceitos básicos de um brainstorming, e todas as regras a serem seguidas durante a sessão
3. Produzir uma boa quantidade de ideias: os participantes irão gerar diversas ideias, o tanto quanto for necessário para atender os tópicos que estão sendo discutidos durante a sessão. É importante lembrar que nessa etapa, não importa o quão estranho possa ser a ideia, pois ela pode ser gatilho para gerar um insight para outras ideias, portanto, nessa fase estamos mais preocupados com quantidade e não qualidade.
4. Analisar as ideias: nessa etapa, todas as ideias são analisadas uma por uma, e aquelas que forem consideradas mais relevantes são mantidas e priorizadas. Esta é a fase final do brainstorming, onde estamos preocupados com qualidade.

2. Entrevistas

São conversas do tipo Pergunta-Resposta com objetivo específico.

2.1. Etapas de uma entrevista

1. Estudar material existente sobre entrevistados e suas empresas: é importante verificar a cultura da empresa, os termos utilizados pelas equipes para estabelecer um vocabulário em comum na hora de elaborar as perguntas a serem usadas na entrevista.
2. Estabelecer objetivos: fazer perguntas relacionadas aos processos de informações(fonte da informação, formato das informações) e comportamentos nas tomadas de decisões(frequência de tomadas de decisões, estilo da tomada de decisão…).
3. Decidir quem entrevistar: fazer uma lista de usuários-chave, que estão interessados no produto/serviço. Geralmente, alguma pessoa de contato da organização a ser entrevistada pode ajudar a definir os potenciais candidatos para a entrevista.
4. Preparar a entrevista: é recomendado agendá-la antecipadamente e estabelecer uma duração entre 45 minutos a 1 hora, em alguns casos, no máximo 2 horas.
5. Decidir tipos de questões e estrutura da entrevista: o principal ponto é saber elaborar os tipos de questões (abertas ou fechadas) e a estrutura de como vai ocorrer a entrevista (veremos alguns métodos mais adiante).
6. Decidir como registrar a entrevista: é sempre importante registrar os resultados obtidos pela entrevista, alguns métodos comuns são por meios de anotações, onde se pode obter os principais pontos da entrevista, porém se perde muita informação; e gravações, que são meios mais eficazes, porém é sempre recomendado apresentar ao entrevistado, um termo de confidencialidade e autorização para uso posterior.

2.2. Tipos de questões

Existem 2 tipos básicos de questões:

1. Questões Subjetivas: são questões que permitem respostas mais “abertas”.

• O que você acha de… (tal situação);
• Explique como você… (faria tal coisa);

Vantagens:

1. Respostas mais detalhadas
2. Geram aberturas para novos questionamentos
3. Deixam o entrevistado a vontade

Desvantagens

1. Podem gerar detalhes irrelevantes
2. Pode resultar em um controle menor sob a entrevista
3. Pode gerar respostas muito longas para pouca informação útil
4. Pode passar a impressão que o entrevistador está sem objetivo

2. Questões Objetivas: questões que limitam as respostas.

• Quantos/ Quem/ Quanto tempo/ Qual informação…

Vantagens

1. Ganho de tempo
2. Maior controle sobre a entrevista
3. Obtenção de dados relevantes

Desvantagens

1. Podem ser maçantes para o entrevistado
2. Podem não trazer detalhes relevantes
3. Não há afinidade entre o entrevistador e o entrevistado

2.3. Evitando problemas na elaboração das questões

• Evitar perguntas tendenciosas ao entrevistado. Por exemplo:

“Você está de acordo com esse tópico assim como os demais membros da equipe, não está?”

É preferível perguntas como: “Qual o seu posicionamento sobre este tópico?”

• Evitar perguntas do tipo duas questões em uma, pois o entrevistado pode acabar tendo uma interpretação equivocada e responder apenas uma das perguntas:

“O que você faz em determinada situação e como?”

2.4. Estrutura da entrevista

Temos 4 tipos de estrutura de entrevistas:

1. Estrutura Funil: inicia com questões subjetivas, e ao longo da entrevista perguntas mais objetivas são realizadas.

• Essa estrutura apresenta um meio fácil e não ameaçador para iniciar uma sessão de entrevista
• Permite levantar muitas informações de forma detalhada

Estrutura Funil

2. Estrutura Pirâmide: inicia com questões objetivas, e ao longo da entrevista perguntas mais subjetivas são realizadas.

• Útil para situações onde o entrevistado se encontra mais relutante em relação a um determinado assunto.

Estrutura Pirâmide

3. Estrutura Diamante: É uma combinação das 2 estruturas anteriores, inicia com questões mais objetivas, passa para questões mais gerais, e finaliza novamente com questões mais específicas.

• Frequentemente é a melhor maneira para se estruturar a entrevista, mantendo o interesse do entrevistado em uma variedade de questões, no entanto, tende a ser mais longa.

4. Não Estruturada: Não exite uma definição na sequência das questões

• Os caminhos são estabelecidos conforme o progresso da entrevista
• Requer mais tempo para executá-la, tendo um período de planejamento maior
• É recomendável já ter um um nível mais elevado de experiência para realizar entrevistas desse tipo

3. Questionários

Geralmente utilizado para levantar muitas repostas, em sua maioria, de cunho quantitativo. Um bom questionário tem estilo consistente no layout, mantendo informações sempre no mesmo lugar para facilitar na hora da localização. É recomendável ter no máximo 15 perguntas, mais do que isso, pode acabar fazendo com que os usuários desistam de respondê-lo.

Considere os objetivos do questionário na hora de priorizar as questões.

3.1. Etapas de um Questionário

1. Antes da Preparação: devemos considerar como serão estruturadas as questões, formatos, e sua ordem.
2. Redação das questões: devem ser claras e não ambíguas, devem ter um fluxo bem definido, e devemos levantar de forma antecipada quais pessoas vão responder.
3. Linguagem: deve ser um vocabulário simples, as questões precisam ser objetivas, observar exceções que podem ocorrer, e sempre deixar no final do questionário, um agradecimento pela participação.

3.2. Aplicação de um Questionário

Enviar por e-mail, utilizar ferramentas como Google Forms, Survey Monkey…

As vantagens são de alto percentual de retorno com resultados rápidos.

4. Observações

São observações que ocorrem no dia a dia da organização, ela proporciona:

1. Visão dos processos e confirmações dos resultados obtidos através das entrevistas
2. Identificação de documentos e artefatos que devem ser coletados para uma posterior análise
3. Esclarece o que está sendo realizado no ambiente atual e como as tarefas são feitas
4. O analista observa de forma que não interfira diretamente nos processos da organização, porém ele pode interagir com as pessoas que estão em observação

Considerações finais

Aqui finaliza-se o artigo das principais técnicas de levantamento de requisitos, existem diversos outros métodos, porém esses são alguns dos mais utilizados.